O que é o Ciclo PDCA?

ciclo PDCA (Plan-Do-Check-Act) é uma seqüência de ações que podem ser utilizadas para controlar algum processo. É uma ferramenta administrativa que auxilia na organização de um projeto ou processo. Seu nome deve-se a abreviatura de verbos em inglês:

  • Plan (Planejar): consiste em estabelecer metas e objetivos, bem como os métodos que serão utilizados para que sejam realizados;
  • Do (Executar, fazer): é a etapa de implementação de acordo com o que foi estabelecido anteriormente no planejamento;
  • Check (Verificar, checar): analisar os dados e medir se os objetivos e metas foram alcançados da forma como desejado;
  • Act (Agir): definir quais as mudanças necessárias para garantir a melhoria contínua do projeto.

Importância do Ciclo PDCA

É fácil explicar a importância do ciclo PDCA depois de dizer para que ele serve, ou seja, se o objetivo desta ferramenta é garantir que todos os resultados possam ser controlados de forma que a eficiência de cada um possa ser ainda melhor, qual a empresa que não quer adotar esta prática e melhorar todos os processos?

Devido a esta grande utilidade e ao fato de ajudar a evitar erros, o PDCA é considerado uma ferramenta de qualidade que pode ser utilizada em uma micro, pequena, média ou grande empresa. Isso porque ele é um método rápido e eficaz na resolução de problemas.

Etapas do Ciclo PDCA

1. Planejar (PLAN)

Nesta etapa são realizadas diversas atividades como levantamento de dados, elaboração de processos, controles, analises de causas e efeitos, etc.

De uma forma geral, o planejamento do ciclo PDCA pode ser feito através das seguintes análises:

Qual é o problema/processo a ser trabalhado?

Esta pergunta inicial do ciclo PDCA nada mais é do que o objetivo do trabalho, ou seja, onde você deseja chegar com o seu projeto ou na solução de um problema. Tente ser o mais claro possível para facilitar os resultados.

  • Como chegar a este objetivo ou solucionar este problema?

Quais são as opções disponíveis e acessíveis a sua empresa para que você alcance o seu objetivo ou resolva algum problema?

É importante lembrar que se deve ao menos considerar todas as opções antes de descartá-las.

  • Quais os melhores métodos para alcançar o objetivo ou resolver o problema?

Depois que você já listou as opções para a solução de problemas, é o momento no PDCAde ver quais aquelas que melhores se adaptam a sua empresa.

Tome cuidado para não observar muito as estratégias dos concorrentes e querer copiá-los de qualquer forma, pois nem sempre os métodos dos concorrentes funcionarão com o seu negócio. Isso acontece porque cada um possui objetivos diferentes.

No momento de decidir quais os melhores métodos para atingir os resultados, é interessante analisar se suas metas são para manter ou para melhorar alguma coisa, pois cada uma deve ter um procedimento diferente.

2. Fazer/Executar (DO)

Depois que já decidiu aonde quer chegar e planejou o que será necessário para alcançar seus resultados, é o momento de “colocar a mão na massa” e fazer o que for necessário para chegar à sua meta, seja ela para manter uma situação ou solucionar um problema.

Um ponto muito importante nesta etapa do ciclo PDCA é o envolvimento das pessoas na execução das tarefas, pois se não há comprometimento, não há sucesso nos resultados.

Uma das maneiras de conseguir este comprometimento é investir no treinamento do pessoal e na conscientização da equipe sobre o objetivo da empresa em chegar aos resultados esperados.

Após ter uma boa equipe para a realização das tarefas, elas devem ser feitas da melhor maneira possível até que os dados possam ser coletados para a verificação do processo.

3. Checar/Verificar (CHECK)

Após a realização de todas as atividades de acordo com os objetivos da empresa, é o momento de verificar se os resultados alcançados conferem com os esperados. A partir disso será possível formular novas perguntas ou encontrar outras respostas.

O registro de todos estes dados do ciclo PDCA é essencial para que os mesmos possam ser avaliados futuramente.

Para fazer esta verificação é necessário observar atentamente as áreas envolvidas (quando tratar-se de índices de qualidade ou produtividade) ou efetuar cálculos.

4. Agir (ACT)

Depois de checar o que foi feito e avaliar os resultados será necessário criar um plano de ação para pôr em prática todas as medidas necessárias para alcançar o que ainda não teve sucesso ou criar novas mudanças.

De um modo geral, as etapas desta fase do ciclo PDCA podem ser divididas em:

  • Tomar ações corretivas, caso o projeto tenha sido desviado dos objetivos.
  • Analisar os resultados individualmente e, caso estejam fora dos padrões da empresa, analisar suas possíveis causas, bem como as ações que podem ser feitas para corrigi-lo.
  • Promover melhorias em sistemas e métodos de trabalho, se necessário.

Cuidados na implementação do Ciclo PDCA

Por se tratar de uma ferramenta administrativa de controle que constitui um ciclo é essencial que todas as partes sejam realizadas com o mesmo empenho para obter bons resultados. Caso falte alguma parte, o processo será prejudicado no todo.

Algumas dicas importantes do que NÃO deve ser feito para evitar atrasos e prejuízos nociclo PDCA são:

  • Não fazer planejamento;
  • Não definir os métodos que serão utilizados para obtenção de metas;
  • Não preparar a equipe para obter resultados;
  • Não verificar se tudo foi feito corretamente (checar);
  • Não tomar as devidas precauções e efetuar medidas corretivas, se necessário;
  • Não tornar o PDCA um ciclo contínuo.

Levando em conta todas as etapas do ciclo PDCA e tomando os devidos cuidados para sua implementação é possível obter ótimos resultados em sua empresa.

Autor: Jeniffer Elaina
Jeniffer Elaina é formada em Marketing com pós-graduação em Administração de Empresas na FGV Bauru. Trabalha como gerente de marketing e nas horas vagas escreve, revisa e publica artigos como freelancer. Sua maior paixão é poder aproveitar as novas tecnologias para compartilhar conhecimentos e aumentar as experiências.

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